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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à parler et à entretenir. Comment les stocker et parler de façon rapide et efficace ? Comment les entretenir pour les besoins ? Comment s’assurer que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 reccomandations à adopter pour ne plus perdre de temps mais les assurer efficacement ! Vous avez décidé de mettre de l’ordre dans vos papiers ? Vous y réussirez avec un peu d’effort, de la méthode et aussi de la régularité. Et pour correctement débuter, prenez le temps de vous y préparer.
Parce que c’est le document qui servira de référence au registre de l’état civil, l’acte d’arrivée sur terre est conçu avec l’utilisation de plusieurs personnes différentes qui remplissent deux documents distincts. D’abord, le médecin ou la sage-femme actuels à la naissance remplissent ce qu’on nomme le constat d’arrivée sur terre. Celui-ci contient le lieu, le délai et l’heure de la naissance de votre enfant en plus de son sexe. Il a aussi le prénom et l’appelation de famille de la mère, son lieu de naissance et son adresse. Finalement, le constat d’arrivée sur terre a le nom et l’adresse du centre hospitalier où l’enfant est né. Ce constat est avec des motifs imprimés en deux types, le premier est envoyé au directeur de l’état civil, le second est remis aux parents en même temps que le formulaire de déclaration de naissance.
Nous ne sommes plus dans un monde 100% physique. Les papiers peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais aussi quelque part parmi tous vos papiers. Le plus simple pour retrouver ce célèbres RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut s’avérer rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs d’excellente qualité qui vous permettront de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la globalité de vos documents papiers, c’est toutefois plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer la totalité des papiers que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !
Sur la toile, vous pouvez très facilement trouver le délai de conservation qui s’étale à chacun de vos papiers : il est important de se renseigner pour ne pas rencontrer de difficultés plus tard ! ainsi que vous êtes en pleine possession de toutes ces informations, vous pouvez débuter le rangement. pour commencer, comme la plupart des personnes, vous avez sûrement des papiers en attente de classement. Pour éviter de les perdre ou d’omettre leur rangement, réservez-leur un espace, en installant par exemple une corbeille sur votre bureau.
Sans un bon rangement, il n’est que rarement aisé de retrouver ses papiers administratifs. En effet, comment retrouver un acte de vente datant de 2001, s’il est entassé dans un carton avec d’autres paperasses ? Pour éviter de dépenser du temps en fouillant dans plusieurs cartons pour trouver un document, voici quelques astuces de rangement.
Au minimum, chaque jour, quand vous rentrez chez vous, avec votre courrier dans les mains, vous effectuez déjà un premier tri : vous ouvrez votre courrier et placez ce dernier soit dans la bannette « à traiter », soit dans la bannette « à ranger ». Rien de plus déprimant que de passer chaque jour à proximité d’une qu’une pile de courriers non ouverts ! Lors de votre séance hebdomadaire, il ne vous reste plus qu’à prendre soin la première ( pile ) et à ranger la seconde. Et hop ! Facilitez-vous la vie aussi en attribuant un code couleur par grand secteur : vert pour la santé, gris pour la banque, rose pour les petits, à votre convenance… Vous gagnerez du temps.
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