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Courrier, factures, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à prendre soin et à reuissir à garder. Comment les ranger et traiter de façon rapide et efficace ? Comment les conserver pour les besoins ? Comment s’assurer que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 conseils à prendre pour ne plus s’embêter mais les gérer efficacement ! Vous avez décidé d’apporter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y réussirez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour bien commencer, prenez quelques minutes de vous y préparer.
au moment où décès a lieu en France, les démarches sont similaires pour la totalité des nationalités. il faut s’adresser à la mairie du lieu de décès. pour ce faire il existe le service des actes civils en ligne. lorsque le décès a lieu hors de france et que le défunt était français, il convient d’adresser une lettre à l’État civil ou de se déplacer directement. Enfin si le défunt est étranger et qu’il est décédé hors de france, il faut contacter l’ambassade de son pays.
Un service gratuit des plus judicieux et indispensables qui permet à l’évidence de aider vos démarches hors de france mais aussi en France ! Excepté si le pays dans lequel vous habitez ne permet que rarement une connexion à Internet, par exemple en Birmanie. Les copies restent donc d’actualité. tous ceux qui ont l’habitude de partir en voyage souvent ou de temps en temps savent que l’un des pires cauchemars envisagés est d’alterer ses papiers d’identité, ultimes sésames dans les destinations du monde entier. Pour se prémunir contre cela, les plus prévoyants ont l’habitude de faire chauffer la photocopieuse avant le départ en voyage. Des copies glissées dans chacune des valises, dans le pardessus, le porte-feuille, etc. On est jamais trop prudent ! Les craintes continuent néanmoins présentes, et l’ingénieux système, faillible.
À l’heure présente, les commerces bancaires proposent généralement de ne plus émettre de relevés mensuels — sachant qu’il est envisageable de consulter son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces documents, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour privilégier le numérique. Il en va de même pour les différentes factures qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas à coup sûr nécessaire de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des documents passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes de stockage en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous n’avez que multiples solutions différentes pour reuissir à garder vos pièces administratives en toute sécurité, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas ranger en direct. L’action de sortir la pochette, dénicher la bonne place pour le document, le mettre de coté et ensuite classer la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre et à la longue maussade. Non, la façon de procédé, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à proximité. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( dans l’idéal à plusieurs étages ) les documents de facturation dans la corbeille Comptabilité, les papiers Administratifs dans Administratif, etc…Une fois chaque mois, videz la bannette en rangeant les papiers papiers là où ils doivent aller.
Lorsque les courriers arrivent, il est essentiel d’effectuer un pré-classement pour éviter qu’ils s’entassent durant des mois dans un coin du travail. Les courriers urgents sont à parcourir tout de suite, tandis que les autres peuvent être rangés par ordre de priorité. Il est conseillé d’avoir un organiseur de bureau pour classer les papiers importants qui demandent une action ( paiement d’une facture, convocation… ) et les papiers qui doivent être classés ( relevés bancaires, documents de facturation en prélèvement automatique… ). Cette astuce permet de se perdre tout de suite des papiers obsolètes pouvant être jetés à l’exemple des prospectus et des pubs.
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